Informationen des Veranstalters zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DSGVO für referierende Personen

Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus und im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Referent informieren wir Sie wie folgt:

1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter

Die

Energieforen Leipzig GmbH                                         
Hainstraße 16                                                                    
04109 Leipzig                                                                     

sind für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Tätigkeit als Referent i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

GP Data GmbH
Mädler-Passage, Aufgang B
Grimmaische Str. 2-4
04109 Leipzig

Tel.: +49 341 231062-25
Fax: +49 341 231062-30
E-Mail: s.schuldt@gp-data.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

2. Vertragsdurchführung

a) Veranstaltungsdurchführung

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere Titel, Vorname, Name, Position, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vortragstitel), um die Veranstaltung durchzuführen und Ihre Teilnahme zu ermöglichen. Rechtsgrundlage der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

b) Einladungs- und Teilnahmemanagement

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Ihren Namen, Ihre Position und Ihren Vortragstitel), um eine Agenda der Veranstaltung zu erstellen. Diese Agenda stellen wir allen Teilnehmern zur Verfügung, dies insbesondere in unserem Internetauftritt, der auch für Nicht-Teilnehmer zugänglich ist.

Rechtsgrundlage der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie mit dieser Verarbeitung nicht einverstanden sind, werden wir diese – gleichwohl der bestehenden Rechtsgrundlage - unverzüglich nach einem entsprechenden Hinweis von Ihnen einstellen.

c) Teilnehmerliste

Wir fertigen eine Teilnehmerliste an und stellen diese den Teilnehmern der Veranstaltung zur Verfügung. In der Teilnehmerliste nehmen wir insbesondere Ihren Namen, Vornamen, E-Mail und Unternehmen auf. In unserer Eigenschaft als Netzwerk- und Wissensdienstleister ergibt sich ein Recht zur Erstellung einer Teilnehmerliste nach unserer Einschätzung aus der Durchführung des Referentenvertrages. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist mithin Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Alternativ ergibt sich eine Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Sie haben dann gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit (auch im Vorfeld) der Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu widersprechen.

Wir werden einen Widerspruch Ihrerseits, Ihre Daten nicht für eine Teilnehmerliste zu verwenden, auch dann berücksichtigen, wenn Ihnen kein Widerspruchsrecht gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO zustehen sollte.

2.2 Marketing
Wir verwenden die o.g. Agenda ergänzend, um Interessenten an unserer Veranstaltung über den Inhalt der Veranstaltung zu informieren, damit diese sich angemessen für oder gegen eine Teilnahme an der Veranstaltung entscheiden können.

Im Nachgang der Veranstaltung berichten wir ggf. in seriöser Art und Weise von der Durchführung unserer Veranstaltung in Fachmedien. Innerhalb dessen teilen wir ggf. Ihre Eigenschaft als Referent mit. Verarbeitete Daten Ihrer Person wären dabei insbesondere Ihr Name, Ihre Position und Ihr Vortragsthema. Ein Bild von ihnen verarbeiten wir insoweit nur nach erfolgter Einwilligung. Eine Kritik zu inhaltlichen Themen Ihres Vortrages – gleich ob positiv oder negativ – nehmen wir insoweit keinesfalls vor. Wir veröffentlichen auf diesem Weg auch keinerlei Kontaktdaten von Ihnen.

Rechtsgrundlage der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer angemessenen Vermarktung unserer Veranstaltung sowie einer angemessenen Berichterstattung über unsere Veranstaltung. 

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit (auch im Vorfeld) der Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu widersprechen. Den Widerspruch können Sie insbesondere postalisch an die Energieforen Leipzig GmbH, Hainstraße 16, 04109 Leipzig oder per E-Mail an info@energieforen.de richten.

2.3 Verarbeitung von Bildaufnahmen
Die anlässlich des Veranstaltung - zu Dokumentations- und Marketingzwecken - angefertigten Bildaufnahmen, im Rahmen der Sie (mit) im Vordergrund stehen, verarbeiten wir nur auf Grundlage Ihrer etwaig erteilten Einwilligung gem.  Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (i.V.m. § 22 KunstUrhG).

2.4 Verarbeitung der Vortragsunterlagen
Ihre Vortragsunterlagen verarbeiten wir zum Zwecke der Vertragsdurchführung grundsätzlich ausschließlich intern und stellen diese nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO anderen Teilnehmern zur Verfügung.

Interne Datenbank zur Optimierung des Wissensmanagements, der Veranstaltungsvorbereitung und Durchführung

Wir nutzen eine interne Datenbank, in der Informationen und Inhalte der einzelnen Vorträge unserer Referierenden gespeichert und relevante Inhalte zusammengefasst werden um das interne Wissensmanagement zu optimieren und die Veranstaltungsvorbereitung und Durchführung zu optimieren. Für die Auswertung der in der Datenbank gespeicherten Informationen kommen fortschrittliche Analysemethoden zum Einsatz um eine schnelle und effiziente der in der Datenbank gespeicherten Inhalte zu ermöglichen. Rechtsgrundlage der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Optimierung unseres internen Wissensmanagements sowie der Vorbereitung und Durchführung unserer Veranstaltungen. Durch die Nutzung der Datenbank können wir effizientes Wissensmanagement betreiben und unsere Veranstaltungen optimal vorbereiten und durchführen. Dies liegt im Interesse sowohl des Unternehmens als auch der Teilnehmenden, da so die Qualität der Veranstaltungen gesteigert werden kann. Die Datenbank ist ausschließlich den Mitarbeitenden der Energieforen Leipzig GmbH sowie den Mitarbeitern der anderen Unternehmen der LF-Gruppe (https://www.lfgruppe.de) und nicht für Dritte zugänglich. Zudem werden die Daten ausschließlich für interne Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit (auch im Vorfeld) der Verarbeitung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken zu widersprechen.

3. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Zweckerreichung der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Durchführung des Referentenvertrages, erforderlich ist. Dies gilt insbesondere auch für Daten, die wir auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeiten. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn der Löschung keine gesetzlichen Verpflichtungen oder Rechte unsererseits entgegenstehen. Entgegenstehende Verpflichtungen können sich insbesondere aus gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben.

4. Weitergabe oder Offenlegung von Daten

Innerhalb des Veranstalters erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen (siehe Ziff. 2). Das gilt auch für von uns etwaig eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, die wir angemessen gem. Art. 28 DSGVO verpflichten. Personenbezogene Daten werden von uns an Dritte nur übermittelt, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben.

5. Ihre Rechte

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO

Ihre zuvor genannten Rechte können Sie u.a. über unsere postalische Adresse (Energieforen Leipzig GmbH, Hainstraße 16, 04109 Leipzig) oder per E-Mail an info@energieforen.de geltend machen.

Sie haben darüber hinaus gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Devrientstraße 5, 01067 Dresden