Netzwerken in Zeiten von Corona

In den vergangenen Monaten mussten wir alle umdenken. Zahlreiche Veranstalter wagten neue Wege und wechselten von der Präsenz- zur Online-Veranstaltung. Doch was bedeutet das für Teilnehmer und Veranstalter? Wie schafft man es, das charakteristische Networking, welches Präsenzveranstaltungen so ausmacht und bereichert, auch virtuell umzusetzen?

Im Rahmen einer Befragung von über 250 Kunden und Interessenten haben sich die Energieforen Feedback, Best Practices und Anforderungen vom Markt eingeholt. Ziel war und ist es, durch die Erkenntnisse den Status Quo des Veranstaltungs-Portfolios zu überprüfen und ggf. zu optimieren. Den Kunden die gewohnt hohe Qualität in den verschiedenen Formaten zu bieten und mit spannenden Veranstaltungskonzepten und der Möglichkeit zum persönlichen und digitalen Erfahrungsaustausch zu begeistern, sind nach wie vor die Garanten für eine gelungene Veranstaltung. Dies soll auch für virtuelle Veranstaltungen beibehalten werden.

Auf Basis der uns vorliegenden Antworten können wir feststellen, dass bereits 88 % der Befragten in diesem Jahr an einer reinen Online-Veranstaltung oder einer hybriden Veranstaltung teilgenommen haben. Hier ist positiv anzumerken, dass es lediglich bei 20 % der Teilnehmenden zu schlechten Erfahrungen kam oder es technische Probleme während einer Veranstaltung gab. Bei technischen Restriktionen für Kommunikationsplattformen fokussiert sich dies klar auf einen Anbieter:

Online, Hybrid oder Präsenz? Was ist die beste Veranstaltungsform?

In der aktuellen Situation mit den bestehenden Restriktionen (kein Lock-Down) für den Infektionsschutz geben 66 % der Befragten an, reine Online-Veranstaltungen den Hybriden klar vorzuziehen. Ohne strikte pandemische Auflagen verschiebt sich das Bild. Hier würden 60 % der Probanden Präsenzveranstaltungen bevorzugen, 28 % hingegen Hybrid-Veranstaltungen.

Bei der Frage, welche Aspekte Teilnehmern bei digitalen Veranstaltungsformaten positiv in Erinnerung geblieben sind, werden im wesentlichen drei Punkte benannt:

• Zeit und Kostenersparnis durch den Wegfall der Reisetätigkeit (29 %)
• Guter Austausch und die Kommunikation unter den Teilnehmern (15 %)
• Technische Umsetzung (10 %)

Als genereller Vorteil einer reinen Online-Veranstaltungen wird die nicht vorhandene Ansteckungsgefahr genannt.

Was sind erste Learnings bei der Umsetzung virtueller und hybrider Veranstaltungen?

Bei den hybriden Veranstaltungen schätzen 65 % der Befragten die hohe Flexibilität. Als Vorteilhaft wird hier die kurzfristige Entscheidungsmöglichkeit genannt, dass man auch kurz vor einer Veranstaltung, je nach Situationslage, von einer Präsenzteilnahme auf eine Onlineteilnahme umschwenken kann.

Neben den positiven Aspekten konnten jedoch auch einige negative Aspekte von Online- und Hybrid-Veranstaltungen identifiziert werden. 45 % der Befragten haben den fehlenden persönlichen Austausch und das mangelnde Networking als negativen Aspekt benannt. Ebenso sind die technischen Defizite bei der Ton- oder Bildübertragungen (20 %) und die schnelle Ablenkung von Inhalten (6 %) bemängelt worden.

Wie lassen sich Teilnehmer auf digitalen Veranstaltungen einbinden?

63 % der Probanden möchten auf einer Online-Konferenz angesprochen werden und sich dadurch aktiv beteiligen. 69 % wünschen sich außerdem, dass die Formate zeitlich stärker entzerrt werden und so z. B. nur halbtägig stattfinden.

Für die Optimierung von Online-Konferenzen bringen Befragte, die bereits an einer Online Veranstaltung teilgenommen haben, folgende Ideen mit:

Als positive Botschaft für potentielle Sponsoren von virtuellen Veranstaltungen lässt sich die Einschätzung werten, dass 46 % der Teilnehmer bei Online-Veranstaltungen bereit sind, sich in einem zeitlichen Rahmen von 5 bis 10 Minuten direkt mit den Sponsoren auszutauschen.

Welche zentralen Erkenntnisse lassen sich durch die Erhebung ziehen?

Für Teilnehmer, Sponsoren und Veranstalter ist es unabdingbar, die aktuelle Situation mit den Einschränkungen durch die Pandemie zu akzeptieren und berücksichtigen sowie schnellstmöglich die besten Lösungen für die Anforderungen der Kunden zu finden und umzusetzen. Die Veränderungen im Markt und den Unternehmen stehen auch während der Corona-Krise nicht still, sondern beschleunigen sich in bestimmten Feldern sogar teilweise. Daher ist es von großer Bedeutung, die Branche mit seinen Akteuren weiter zu vernetzen und zum Austausch zu befähigen.

Für die Veranstalter von Online-Veranstaltungen ist es elementar, die aktive Einbindung der Teilnehmer in die Veranstaltung zu ermöglichen. Außerdem sollten sie versuchen, die Teilnehmer dahingehend zu sensibilisieren, sich ein möglichst störungsfreies Umfeld während der Veranstaltung zu schaffen und Ablenkungen zu vermeiden.

Auf Seiten der Teilnehmer sollte den Veranstaltern Verständnis und Zutrauen entgegengebracht werden. Auch diese befinden sich in einer neuen Situation und würden eigentlich den face-to-face Austausch zwischen den Akteuren präferieren. Deshalb arbeiten sie mit Hochdruck daran, den Networking-Charakter auch virtuell zu unterstützen und die Entwicklung der Branche positiv zu begleiten.

Für die Sponsoren ist es wichtig, weiterhin mit den Kunden in Kontakt zu stehen und die Chancen des direkten Austauschs auch auf digitalem Weg zu suchen.

Die Energieforen arbeiten mit Leidenschaft und vollem Engagement daran, ihren Kunden heute und auch in Zukunft die bestmöglichen Erfahrungen auf ihren Veranstaltungen zu teil werden zu lassen, um positive Impulse und praktische Hilfestellungen für die tägliche Arbeit zu geben.