RPA-Robots – Die neuen 24*7*365 Mitarbeiter des EVUs

Zwischen Home-Office-Tätigkeit und digitalen Kollegen. Welchen Stellenwert können digitale Roboter zukünftig einnehmen?

Typ:
Blogartikel
Rubrik:
Strategie und Innovation
Themen:
Prozessmanagement Organisationsmanagement
RPA-Robots – Die neuen 24*7*365 Mitarbeiter des EVUs

Das Versprechen ist nicht ganz neu, aber es kommt Bewegung in den Einsatz der Technologie: Wenig beliebte und zeitraubende manuelle Routinearbeiten zur Datenerlangung und Datenpflege in unterschiedlichen Systemen werden von virtuellen Mitarbeitern übernommen. Ein Softwareroboter, der sich im System bewegt wie ein Mitarbeiter. Einzige Voraussetzung: Die Aufgabe für den Roboter liegt digital vor und folgt einer Regel. Er benötigt keine weiteren Schnittstellen, lediglich die Installation einer Software, die mit den Systemen arbeitet.

Ein Blick über den Tellerrand 

Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist bereits in vielen anderen Branchen fest etabliert. Insbesondere Großunternehmen haben beim Einsatz dieser Technologie eine  Vorreiterrolle eingenommen. Doch das ändert sich zunehmend. Immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (kurz: KMU) beschäftigen sich mit dem Thema und besetzen Prozesse mit virtuellen Kollegen. Dabei lässt sich feststellen, dass die Technologie quer durch das Unternehmen eingesetzt wird. Ursprünglich waren die nicht wertschöpfenden, prozessunterstützenden Bereiche Initiatoren bei der Einführung. Der Bereich Finance & Accounting ist hier der Vorreiter, ebenso die IT-Abteilungen. Es kommen jedoch immer mehr wertschöpfende Prozesse hinzu. Hier ist vor allem die Automatisierung der Customer Journey Treiber, also automatisierte Prozesse vom Marketing und Vertrieb über das Kunden-On-Boarding bis hin zum Kundenservice und der Fakturierung.

Mögliche Anwendungsfelder

Die Anwendungsbereiche liegen auch in der Energiewirtschaft weniger in der fachlichen als in der operativen, technischen Interaktion. Diese kann man in drei Kategorien unterteilen:

Abbildung Automatisierungsbereiche

Die virtuellen Kollegen werden entweder als Assistenz der Mitarbeiterschaft eingesetzt und üben Tätigkeiten am PC der Mitarbeiter aus oder sie arbeiten im Hintergrund. Sinnvollerweise arbeiten die virtuelle Assistenz und die Hintergrund-Roboter zusammen und ergänzen sich zum Gesamtprozess.

Welche Prozesse sind besonders für Automatisierung geeignet? Ideale Kandidaten sind sich wiederholende Massenprozesse mit:

  • langfristiger Laufzeit und absehbar geringen Anpassungen in den Abläufen,
  • hohem manuellen Arbeitsanteil,
  • großer Fehleranfälligkeit,
  • gleichförmiger Informationsgrundlage bzw.
  • regelbasierten Entscheidungskriterien.
Abbildung Kreis Tätigkeiten RPA-Robots

Die Schlüsselfaktoren zu einem erfolgreichen RPA-Projekt sind:

  1. Mit einem Projekt von geringer Komplexität und hohem Nutzen beginnen.
  2. Komplexe Prozesse in Teilprozesse aufteilen.
  3. Plattform für Wachstum etablieren und Skalierbarkeit schaffen.
  4. Optimierbare Prozesse in weiteren Sprints definieren.
  5. Beteiligte Mitarbeiter in Planung und Umsetzung einbinden.
     

Lohnt sich der Einsatz von RPA?

Ganz objektiv betrachtet, bestimmt sich die Effizienz als das Verhältnis zwischen Nutzen und Aufwand. Dies erschließt sich nicht immer auf den ersten Blick.
Die wesentlichen Nutzeneffekte sind:

  • (Zeit-) Einsparungen
    - Umverteilung von Aufgaben der Mitarbeiter
     
  • Datenqualität
    - weniger Fehler bei Eingabe von Daten
    höhere Kundenzufriedenheit
     
  • Transparenz der Tätigkeiten/Prozesse
     
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
    -  längere Verweildauer im Unternehmen

     Fokussierung auf qualifizierte Tätigkeiten
     
  • Flexible Anpassung der Automatisierung
    kurze Anpassungszeit bei Änderungen
    Citizen Developer können eingebunden werden
     

Welcher Aufwand steht dem entgegen:

  • Investment:
    Neben der Anschaffung der RPA-Software schlagen die Infrastrukturkosten für die Arbeitsplätze und deren Betrieb zu Buche. Eine Plattformstrategie kann hier die Kosten immanent senken, wenn Roboter sich Arbeitsplätze und Lizenzen teilen können.
     
  • Zeitlicher Aufwand:
    Die Roboter müssen entwickelt werden. Viele RPA-Tools haben einen No-Code-Ansatz, d.h. ohne Programm-Code kann der Ablauf definiert werden. Dies ermöglicht die Erstellung durch eigene Mitarbeiter ohne Entwicklungs-Kenntnisse als Alternative zu einer externen Beauftragung.
Diagramm Priorisierungsmatrix

Ein Blick in die Praxis

Es bleibt die Frage, warum der Wandel in der Energiewirtschaft vergleichsweise „schleppend“ erfolgt. Hier hilft der Blick auf die drei Haupt-Handlungsfelder der digitalen Transformation in der Energiewirtschaft¹:

  • Der Wandel in der Wertschöpfung:
    Dieser wird bestimmt durch innovative Ideen, die als digitale Geschäftsmodelle die Verbindung von IoT mit der klassischen Wertschöpfungskette schaffen.
     
  • Die Kundenzentrierung:
    Die Kundenerfahrungen aus anderen Sektoren (alles, sofort, überall und preiswert) werden auch auf Erwartungen in der gesamten Customer-Journey in der Energiewirtschaft übertragen.
     
  • Das digitale Unternehmen:
    Das dritte Handlungsfeld ist das digitale Unternehmen, also die eigenen Mitarbeiter in ihren täglichen Arbeitsprozessen und -abläufen.

Nun trifft man im Umfeld der Stadtwerke vor allem auf KMU mit begrenztem Handlungspotenzial. So ist ein Grund der „schleppenden“ Einführung von RPA-Helfern einerseits die höhere Priorisierung von Digitalisierungsthemen, welche regulatorisch gefordert sind und das erste Handlungsfeld dominieren. Beispielsweise im Kontext des Messstellenbetriebsgesetzes (kurz: MSbG). Andererseits gibt es naturgemäß in der Mitarbeiterschaft gegenüber dem Roboter-Kollegen Vorbehalte. Die eigene Entbehrlichkeit wird befürchtet, so dass ein "Top-down"-Ansatz, bei dem die Führungsebene den Einsatz von Werkzeugen für die Automatisierung von Prozessen mittels RPA anordnet, nicht zielführend ist. Ein solches Vorgehen dürfte vielmehr die Vorbehalte gegenüber diesen Technologien verstärken.

Neben der Vielzahl an Stadtwerken, bei denen RPA erprobt und pilotiert wird, gibt es andere, welche die Technologie bereits unternehmensweit einsetzen und im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie fest verankert haben. Hier ist beispielsweise stellvertretend das Projekt NEXT.robotics bei bayernwerk zu nennen, bei dem das Thema RPA eine zentrale Rolle bei der Schaffung neuer Erfahrungen mit und durch den Einsatz digitaler Technologien einnimmt. Dies schlägt sich bereits in 18 produktiven Robotern nieder, die zur Schaffung einer hohen Akzeptanz im humanen Kollegium nicht nur eigene Namen, sondern auch ein Alter-Ego erhalten haben.

Resumée

Veranschaulicht man die Einsatzmöglichkeiten und die sich daraus ergebenden Einsparpotenziale einerseits und zieht anderseits noch die Möglichkeit hinzu, damit dem Fachkräftemangel entgegen zu wirken, entsteht durch die Unterstützung von digitalen Kollegen eine positive Grundstimmung gegenüber der Digitalisierung. Neben dem Home-Office, wo aus Unternehmenssicht der positive Kern in einer modernen und progressiven Work-Live-Balance der Mitarbeiterschaft liegt, stiftet der Einsatz von RPA sicherlich einen wesentlichen Nutzen zur nachhaltigen Digitalisierung.

¹Vergl. „Die Digitale Energiewirtschaft“ https://www.bdew.de/energie/digitalisierung/die-digitale-energiewirtschaft-agenda-fuer-unternehmen-und-politik/

Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Transformation unter Topcom Group | We simplify digital transformation | Startseite (topcom-group.de)

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