Projektpriorisierung bei Energieversorgern

Die Digitalisierung bringt nicht nur spannende Technologien mit sich, sondern auch eine wachsende Anzahl an IT-Projekten. Um die Flut an Projekten und ihren Aufgaben möglichst effizient zu bewältigen, müssen diese priorisiert und entsprechend der verfügbaren Ressourcen eingeplant werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es angehen können.

Typ:
Blogartikel
Rubrik:
Analytik und IT
Themen:
Projektmanagement
Projektpriorisierung bei Energieversorgern

Die Digitalisierung bringt nicht nur neue Geschäftsmodelle mit sich, sondern gleichzeitig auch spannende Technologien und eine stetig wachsende Zahl an IT-Projekten. Kaum ein Projekt kommt mehr ohne die Beteiligung der IT-Abteilung aus und immer mehr Projekte werden zentral durch die IT getrieben und gesteuert. Um die Flut an Aufgaben möglichst effizient zu bewältigen, ist es unabdingbar, die wirklich wichtigen Projekte zu identifizieren, zu priorisieren und entsprechend der verfügbaren Ressourcen einzuplanen.

Anfang September 2019 kamen daher Experten aus den Bereichen IT-Projekt- und Projektportfoliomanagement in Leipzig zusammen, um gemeinsam eine sinnvolle Methode zur Priorisierung von Projekten zu entwickeln. Der Workshop entstand auf Wunsch der Mitglieder der User Group IT-Projektmanagement und wurde von Prof. Dr. Michael Berger von der Fachhochschule Dortmund und Hagen Rösch-Meier von der BS|ENERGY gemeinsam geleitet.

Die erste Herausforderung, die sich zumeist bei dem Versuch einer Projektpriorisierung ergibt, ist eine mangelnde und inhomogene Datengrundlage. Gegebene Projekte sind nicht miteinander vergleichbar, da unzureichende Daten zur Verfügung stehen oder die Ideengeber unterschiedliche Ansätze zur Beschreibung ihres Projekts verwenden. Der erste Schritt sollte also sein, eine einheitliche Datenbasis aller vorhandener Projekte zu schaffen. Dazu sollten Standardkriterien identifiziert werden, die zum Vergleich dienen und für jedes neue sowie bestehende Projekt verpflichtend in einem Projektsteckbrief erfasst werden.

Bei der Auswahl der Kriterien sollte darauf geachtet werden, die Anzahl auf das Notwendige zu beschränken, da der Projektantrag einerseits zu aufwendig und der Priorisierungsprozess andererseits zu kompliziert werden könnte. Außerdem sollten bzw. müssen die erhobenen Daten bereits bei Antragstellung messbar oder schätzbar sein. Eine weitere Konkretisierung der Daten hat schließlich im Projektverlauf zu erfolgen.

Ein Konferenztisch mit Unterlagen und Stiften. Im Hintergrund ist ein Fenster, rechts sitzt ein Mensch in einem weißen Pullover. Rechts sieht man zwei Hände, eine Hand ist im Fokus und hält einen Stift.

Projektsteckbriefe bilden die Ausgangslage zum Vergleich

Sobald die gewünschten Kriterien zusammengetragen wurden, müssen diese in einem nächsten Schritt mit einer leicht verständlichen und einheitlichen Bewertungsskala versehen und gewichtet werden. In der Bedienung erweist sich eine numerische Skala ohne Einheiten als die Einfachste. Schließlich müssen die gewichteten Kriterien im Rahmen einer Gleichung miteinander ins Verhältnis gesetzt werden, um am Ende einen Score für jedes Projekt kalkulieren zu können. Die Priorisierung der Projekte erfolgt dann vergleichsweise simpel, indem alle Projekte aufgrund ihrer Scores in eine Reihenfolge gebracht werden. Die Entscheidung, welche Projekte tatsächlich durchgeführt werden, kann allerdings nicht nur allein auf Basis dieser Gewichtung gefällt werden. Vielmehr ist zusätzlich eine Ressourcenplanung nötig, welche die verfügbaren personellen Kapazitäten mit den Anforderungen der priorisierten Projekte abgleicht.

Eine strukturierte und methodische Vorgehensweise der Priorisierung von Projekten bringt viele Vorteile: die Flut an Projekten wird übersichtlich, eine einheitliche Datenbasis zu allen Projekten wird geschaffen und der Entscheidungsprozess, welche Projekte durchgeführt werden, wird deutlich transparenter. Ohne eine solche Methode würden weiterhin Projekte teils willkürlich und nicht nachvollziehbar gestartet werden, wohingegen eventuell rentablere Maßnahmen wegen fehlender Ressourcen nicht mehr umgesetzt werden können.

Interessieren auch Sie sich für Themen rund um IT-Projektmanagement und -priorisierung? Die User Group IT-Projektmanagement kommt am 4./5. Dezember 2019 wieder in Leipzig zusammen, um sich über aktuelle Praxisbeispiele und Projektberichte auszutauschen. Wenn Sie Teil dieses Austauschkreises werden möchten, wenden Sie sich gern an Sabrina Wilhelm.

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