GO.DIGITAL - wenn der Name Programm wird

2020 kam alles etwas anders als gedacht. Gerade im Veranstaltungssektor war schnelles Handeln gefragt – zahlreiche Events mussten umgeplant werden. Franziska Weiß und Ralf Jauch gewähren uns in einem Interview am Beispiel der GO.DIGITAL 2020 Einblicke, welchen Herausforderungen sich die Veranstalter stellen mussten und wie ein Event, trotz der äußeren Umstände, gelingen kann.

Typ:
Blogartikel
Rubrik:
Unternehmensorganisation
Themen:
Arbeitswelten Digitalisierung
GO.DIGITAL - wenn der Name Programm wird

Im vergangenen Jahr mussten sämtliche Veranstalter bei der Planung ihrer Events umdenken. Die Umsetzung welcher Veranstaltung hat Euch in dieser teils turbulenten Zeit vor die größte Herausforderung gestellt?

Ralf: Vor die größte Herausforderung stellte uns wohl die Umplanung der GO.DIGITAL 2020. In diesem Jahr hieß es zum ersten Mal GO.DIGITAL goes Digital. Zunächst wurde der Messekongress in Präsenz geplant. Aufgrund der pandemischen Lage, die sich Anfang des Jahres entwickelt hat, sind wir dann auf die Planung eines hybriden Formats umgestiegen. Wir rechneten also mit Teilnehmern sowohl in Präsenz als auch virtuell. Kurz vorher mussten wir dann jedoch komplett auf die digitale Durchführung umplanen, da aufgrund der pandemischen Lage große Veranstaltungen in Präsenz überhaupt nicht mehr denkbar gewesen wären. Kurzerhand musste also die Digitalisierung und Virtualisierung des Kongresses umgesetzt werden. Dafür blieben uns aufgrund der vorangeschrittenen Zeit nur noch drei Wochen. Das bedeutet, wir mussten eigentlich eine riesige Planung nochmals umstellen und das ganz kurz vor dem großen, mehrtägigen Kongress. Wir standen vor der Herausforderung, unsere Referenten und Sponsoren abzuholen. Natürlich mussten wir auch die Teilnehmer über unsere Virtualisierung unterrichten und das zeitgleich mit der technischen Umsetzung des Ganzen orchestrieren, die natürlich bei einem rein digitalen Kongress nochmal eine andere ist als bei einem hybriden Kongress. Es war tatsächlich auch unser erster mehrtägiger Kongress, den wir bei den Energieforen rein digital umgesetzt haben. Auch für mich als Moderator war das natürlich eine ganz neue Erfahrung, das Ganze in einem Studio zu moderieren, ohne dass wir überhaupt einen einzigen Teilnehmer vor Ort hatten.

 Franzi: Ich kann dir da wirklich nur zustimmen. Wir waren wirklich noch sehr lange guter Hoffnung und optimistisch, dass die Veranstaltung im Herbst auch in Präsenz stattfinden kann, weil uns dieses pandemische Ausmaß gar nicht bewusst war. Dann kam der Sommer, alles flachte so ein bisschen ab und wir hatten einen neuen Hoffnungsschwung. Es ging aber irgendwann immer näher auf die Veranstaltung zu und wir mussten uns überlegen, ob wir die Durchführung digital machen oder nicht. Bei der neuen, digitalen Planung musste viel berücksichtigt werden: Welches Tool nutzen wir? Können wir die Teilnehmer abholen? Sind die dafür bereit? Das war auf jeden Fall eine ziemlich verrückte Zeit. Da haben wir ganz schön viel Energie, Nerven und Herzblut hineingesteckt. Wie Ralf auch schon gesagt hat, war dieses „im Studio stehen“ eine ganz neue Atmosphäre, vor allem für euch – ihr habt ja niemanden gesehen, außer die Menschen, die im Studio drumherum standen.

Ralf: Es hat sich für die Moderatoren auf jeden Fall eher angefühlt, wie die Produktion einer Fernsehsendung als die Durchführung eines Kongresses. (lacht)

Was genau war denn so „neu“ an der GO.DIGITAL 2020?

Franzi: Zunächst haben wir die Veranstaltung umbenannt. Sie hieß vorher Messekongress Digitalisierung und irgendwann dachten wir uns: Komm, wir machen jetzt etwas richtig Cooles. Wir brauchen einen neuen Namen, wir machen daraus eine richtige Marke. Dann haben wir uns in den ersten Monaten des Jahres sehr viele Gedanken über das Branding gemacht. Wir wollten ein neues Design, eine neue Vision sowie Mission und haben Ziele formuliert: Wer sind wir als Team, was wollen wir erreichen? Wir haben das neue Branding entwickelt und damit wollten wir uns vorstellen. Wir wollten, dass alle zu uns kommen und wir sagen können: Hier sind wir – GO.DIGITAL 2020. In unserem neuen Kleid führen wir euch jetzt zwei Tage lang durch die Welt der Digitalisierung.

Ralf: Wir ahnten ja nicht, wie sehr der neue Name auch Programm sein würde.

Franzi: Ja, das stimmt. Darüber hinaus haben wir das Programm erweitert. Wir hatten erstmalig fünf Fachforen und somit auch ein größeres Themenspektrum. Auch inhaltlich haben wir einiges verändert. Die Challenge haben wir weiterentwickelt und die App wollten wir stärker einsetzen. Ralf, wie siehst du das?

Ralf: Ich denke viele Neuerungen, auch im Vergleich zum Vorjahr, sind vor allem auch durch das digitale Veranstaltungskonzept entstanden, wo man natürlich bewährte Aspekte aus 2019 nochmal ganz anders aufsetzen und umdenken musste, wie zum Beispiel unsere GO.DIGI challenge. Die mussten wir natürlich digital umsetzen und uns auch ganz neue Aufgaben ausdenken. Normalerweise war die challenge dazu da, um die Teilnehmer auf eine spielerische Art und Weise durch unseren Messekongress zu führen, das geht digital jedoch nicht ganz so einfach.

Franzi: Eine challenge in präsent umzusetzen ist natürlich einfacher. Als es dann hieß, wir machen alles digital, stellten wir uns die Frage: Womit können wir die Teilnehmer so begeistern, dass sie auch digital Lust haben mitzuspielen? Das war nicht einfach, aber dennoch haben wir sehr verlässliche Teilnehmer, die immer Lust auf Gaming haben und sofort dabei sind (lacht).

Ralf: Ich denke man kann insgesamt sagen, durch die Lage, in der wir uns befunden haben, waren wir einfach gezwungen, mehr Innovationen ins Leben zu rufen und umzusetzen, als ursprünglich geplant. Das ging nicht nur uns, sondern sehr vielen Veranstaltern so. Der Freistaat Sachsen ist ebenfalls auf diese Entwicklungen aufmerksam geworden und hat im vergangenen Jahr einen neuen Wettbewerb ins Leben gerufen, mit dessen Konzept wir uns stark identifizieren konnten.

Das richtige Stichwort ist bereits gefallen. Die Energieforen haben an dem neuartigen Wettbewerb „Denkzeit Event“ teilgenommen. Erzählt uns doch etwas darüber, wie genau es dazu kam und was wir uns darunter vorstellen können.

Franzi: Sehr gerne. Die Messe Leipzig hat unsere Schwestergesellschaft, die Versicherungsforen, darauf aufmerksam gemacht, dass das Bundesland Sachsen diesen Wettbewerb ausgeschrieben hat. Das erklärte Ziel sollte darin bestehen, Veranstalter, Agenturen, Locations etc. mittels eines kreierten Wettbewerbs zu unterstützen, bei dem man sein Veranstaltungskonzept für das Jahr 2020 oder 2021 einreichen konnte. Es sollte etwas Innovatives sein, bei dem es sich lohnt, das umzusetzen und nachhaltig zu unterstützen. Jedes Unternehmen hat für seine Veranstaltung die Bewerbung eingereicht, in der die Rahmenbedingungen (bspw. Veranstaltungsformat, geplante Personenanzahl etc.) erläutert werden mussten und gleichermaßen inhaltliche Besonderheiten hervorgehoben werden sollten. Zusätzlich wurde abgefragt, wie wir der Tourismusförderung in unserem Bundesland gegenüberstehen und ob wir zum Beispiel auch regionale Partner einbinden etc. Ich habe zusätzlich in die Bewerbung hineingeschrieben, dass wir uns viele Gedanken über das Branding an sich gemacht haben, dass wir uns neu präsentieren möchten und dass wir wirklich ein cooles Programm für unsere Zielgruppe in der Energieversorgung haben. Die Idee der GO.DIGITAL besteht darin, dass man netzwerkt. Wir wollen, dass die Menschen zu uns kommen und neue Impulse mitnehmen, dass sie aber auch die Menschen treffen, die sie treffen sollen. Unser Programm beinhaltet, dass man flanieren und überall hineinschauen kann. Das macht es, neben den Menschen, die dahinterstehen, besonders. Wir haben also das Ganze gewissenhaft ausgefüllt und zur Sichtung eingereicht. Es sind ca. 1 ½ Monate vergangen, bis wir eine Antwort bekamen. Ich kann mich noch genau an den Tag, an dem die Auswertung des Wettbewerbs und die Verkündung der Gewinner stattfand, erinnern. Die offizielle Verleihung wurde am 17. September 2020 in Dresden mit wenigen geladenen Unternehmen durchgeführt und live übertragen – man hat den Saal und die Menschen auf der Bühne in Abständen und mit Maske dann auch sehen können. Da wir alle durch unsere mobile work-Regelungen verstreut waren, habe ich den Link für den Stream an unser Team geschickt. Ich saß zuhause und habe mir nebenbei die Verleihung angeschaut. Plötzlich schrieb mir eine Kollegin von den Versicherungsforen: „Herzlichen Glückwunsch, ihr habt gewonnen!“ Und ich so: „Wie? Wir haben gewonnen?“ Sie dann: „Guck mal, 10.000€!“ Und ich: „Bitte was, wie?! Das ist doch jetzt ein Fehler, das ist doch nicht passiert!“ Ich konnte das einfach nicht glauben. Wenige Minuten später war auch schon die Liste aller Preisträger im Internet und wir konnten alles nachverfolgen. Wir haben uns unheimlich gefreut, waren wie auf einem Höhenflug und mussten natürlich direkt alle informieren. Parallel haben bereits Kollegen im Büro darauf angestoßen. Es war richtig schön zu wissen, dass eine Veranstaltung, in die man so viel Zeit und Herzblut investiert hat, auch prämiert wurde und dass die Ideen, die man hat, einfach innovativ und gut sind.

Ralf: Danke Franzi, Ich habe da nicht viel hinzuzufügen (lacht).

Personen, die eine Urkunde in den Händen halten

Franzi, du hast die gewonnene Prämie bereits angesprochen. Wie habt ihr sie im vergangenen Jahr genutzt?

Franzi: Wir haben gesagt, wir wollen den Menschen, die sich bei uns angemeldet haben, dieses GO.DIGITAL-Flair nach Hause bringen. In diesem Zusammenhang ist die Idee der DIGI Home-Edition entstanden. Wir haben uns für ein Care Package entschieden und viele schöne Sachen hineingepackt. Ralf, du hattest die DIGI Home-Edition doch so super anmoderiert.

Ralf: In der Tat haben wir die DIGI Home-Edition auch mehrfach in die Moderation eingebunden, denn die Idee dahinter waren zahlreiche gebrandete Produkte, die von allen Teilnehmern gemeinsam in den Pausen ausprobiert und verzehrt werden konnten. Wir wollten den Spirit der ursprünglich geplanten Präsenz- und Hybridveranstaltung zu den Leuten nach Hause transportieren. Wir haben großen Wert daraufgelegt, dass sich die Teilnehmerbasis dieses Kongresses als Gemeinschaft fühlt, auch wenn sie eigentlich separiert voneinander saß nämlich zuhause, statt gemeinsam in einem Saal. Wir sind überzeugt davon, dass das Konzept, das wir mit unserem Care Package umgesetzt haben, ein wichtiger Aspekt für die Zukunft hybrider Veranstaltungen sein wird. Man muss als Veranstalter bedenken, dass die Rahmenbedingungen für den Austausch innerhalb einer Gemeinschaft sehr wichtig sind. Dass man den Teilnehmern ein Stück des Kongresses, ein Stück von sich selbst und vom eigenen Plan an die Hand gibt, auch wenn sie nicht zu einem kommen können, ist uns mit der DIGI Home-Edition sehr gut gelungen und wurde von vielen positiv aufgenommen.

Franzi: Das auf jeden Fall. Wir haben uns viele Gedanken gemacht und gleichermaßen auch die Sponsoren mit einbezogen. Darüber hinaus haben wir sämtliche Aktivitäten im Rahmen der Veranstaltung an die challenge geknüpft, um Anreize zu schaffen. Unsere gebrandeten T-Shirts sollten in diesem Zusammenhang auch genannt werden. Als Highlight wurden auch diese innerhalb der challenge verlost. Ein Teil der Prämie ist ebenfalls ins Marketingbudget geflossen, jedoch wurde der deutlich größere Anteil in die DIGI Home-Edition investiert. Ich denke, das war eine super Wertschätzung unseren Teilnehmern gegenüber.

Ralf: Du hast es schon gesagt, Franzi. Die DIGI Home-Edition und die challenge gemeinsam sind ein wunderbares Beispiel dafür, wie es gelingen kann, nicht nur eine digitale Plattform bereitzustellen, sondern das Ganze auch mit der realen Welt zu vernetzen und zu vermischen. Ähnlich wie bei einem Zahnrad-Prinzip, wo das eine reale Zahnrad sehr gut mit dem anderen, digitalen Zahnrad ineinandergreift.

Jetzt haben wir viel darüber gehört, was das Besondere an der GO.DIGITAL 2020 war. Gebt uns doch mal einen Ausblick zur bevorstehenden GO.DIGITAL 2021 – worauf können sich die Teilnehmer denn in diesem Jahr freuen?

Ralf: Wir hoffen zuallererst, dass sich unsere Teilnehmer genauso sehr wie wir auf die bevorstehende GO. DIGITAL am 9./10. November freuen. Momentan sind wir voller Zuversicht, dass wir das, was wir 2020 ursprünglich geplant hatten, in diesem Jahr umsetzen können. Das bedeutet vor allem, unsere Veranstaltung als hybrides Format durchführen zu können. Wir möchten besonders unseren digitalen Teilnehmern in diesem Jahr eine Plattform bieten, um während des Kongresses live miteinbezogen zu werden und interagieren zu können, beispielsweise durch einen Chat zur Moderation und der Möglichkeit, direkt Fragen zu stellen.

Franzi:  Wir möchten einfach gern den Plan von 2020 2021 umsetzen. Wir haben uns natürlich viele Gedanken gemacht, weil wir aus den Erfahrungen des vergangenen Jahres gelernt haben. Zunächst haben wir uns folgende Fragen gestellt: Wie ist die Einstellung zu digitalen Veranstaltungen? Was erwartet der Teilnehmer? Was möchte er? Was möchte er nicht? All das haben wir beachtet. Je näher die Veranstaltung rückt, desto mehr Lust haben wir, wieder zusammen zu sein, uns auszutauschen und eine coole GO.DIGITAL night zu verbringen. Unser Ziel ist es, Spaß am Leben, an der Veranstaltung, am Wissen und am Austausch zu vermitteln. Das ist das, was wir vorhaben.

Vielen Dank für eure Einblicke!


Mehr Informationen zum "Denkzeit Event" sowie die Liste aller Preisträger finden Sie unter 
Denkzeit Event - Wettbewerb für die Veranstaltungswirtschaft in Sachsen | LTV Landestourismusverband Sachsen e.V. (ltv-sachsen.de)